Plan de Contingencia para sitio web en preparación…( o el “mientras tanto” a veces importa… ¿o no?)

 

En este artículo viene:

1- Contexto: de qué estamos hablando…

2-´Los Sí y No de un un plan de contingencia

3- En qué consiste.

4- En concreto qué se hace.

 

I- Contexto

Está claro que Mister sentado en la playa está en un momento transitorio y mezclado… (¡trabaja en plena orilla del mar!).

Ahora, podríamos considerar que el tipo no está trabajando 100% ni descansando 100%  y que por tanto sería mucho mejor que primero trabajara y luego descansara.

O sea, que aplicara el concepto de una cosa a la vez. Aspecto que habitualmente potencia la eficiencia de la acción (menos tiempo y esfuerzo para realizar algo). Es un buen punto y normalmente adhiero. Así, en teoría.

Pero en la práctica ¿no es más rico hacer negocios telefónicos caminando por el jardin? ¿El entorno grato no suele ser balsámico, o al menos neutro, en esas situaciones?… Yo creo que en verdad ayuda, uno anda más tranquilo y contento, y ese estado ánimo, a mi juicio, mejora cualquier conversa.

En mi experiencia, además, las mejores conversaciones de trabajo se llevan a cabo en un café, no en una oficina (y para varios, en un restaurant. De hecho hasta hay un dicho al respecto. E incluso se sabe que muchas de las ideas exitosas surgieron de alguna situación un poco loca).

Es decir, las cosas no son per sé de una manera o de otra. Están matizadas por un gran DEPENDE. Y muchas veces hay un mientras tanto. O sea, hay un espacio para ponerse de acuerdo, donde se habla por celular, donde se escribe un mail, etc. Esa instancia es un trayecto temporal, como un vuelo. Y es algo, literalmente, pasajero. Ahora, ese intertanto puede no considerarse o sí.

Podemos considerar que, si queremos viajar, por ejemplo, da la mismo la ruta, pues lo importante es llegar. Y por ende ir en el transporte más barato sería el objetivo.

O considerar que el fin es llegar lo más rápido posible, entonces vamos en  el avión más temprano. Por otra parte, se puede considerar que la ruta en sí misma puede ser una momento para disfrutar y  entonces elegir un crucero. O sea, a veces el “mientras tanto” es un tema.

También a veces, por ese mismo escenario, y si se puede, cuando alguien está arreglando su casa, arrienda una mientras tanto (o se va a la casa de alguien). Ese proceso requiere un tiempo de organización, de energía, etc: Hay que buscar el lugar, acomodarse y demás. Y mientras tanto se sigue con los arreglos de la casa definitiva.

Esta situación puede aplicarse también a un sitio web. Si estás diseñando uno, o remodelando, puedes elegir entre mantener el que tienes tal como está hasta que tengas el definitivo. O puedes elegir tener “un mientras tanto” lo mejor posible. O sea, un plan de contingencia.

Imagen: http://goo.gl/kUUxg

II-El plan de contingencia para un sitio web: las razones de sí y no

Si tienes un sitio web que arreglar, podrías considerar ( o desestimar)  un plan de contingencia. O sea una solución que será transitoria, previa y paralela a cuando comiences los arreglos de tu sitio.

Puedes no hacerlo. Pues, podrías considerar que es una pérdida de tiempo y de dinero. Y que prefieres volcar tu energía en el definitivo…

Eso significa, en la práctica, que tienes en tu url (tu dirección web) la imagen de “en construcción” y/o que tienes un sitio que no te representa, lo cual en el fondo es lo mismo que el letrerito…. 

Puedes decirte varias cosas… pero, en el período en que trabajas para lo definitivo, ¿Si tú fueras un internauta y llegaras a un sitio así, esperarías a que esté operativo o probablemente buscarías otra opción en ese mismo momento en google?… Creo que sabes las respuesta.

En mi opinión, creo que vale mucho la pena tener un plan de contingencia. O sea, mejorar lo que hay. Además, también creo, que es una excelente política dar cuenta de los procesos y no sólo de los resultados. Si además haces participar en ello a tus visitantes on line, podrías generar, al menos, tres cosas importantes:

1- Evidenciar que hay un espacio de escucha para los usuarios, por lo cual éstos podrían sentirse considerados. Y eso es parte de lo que hay que propiciar. (Lo cual pasa porque efectivamente los consideres, por ejemplo, que contestes adecuadamente y a tiempo a las propuestas que se formulen).

2-Eventualmente podrías recibir buenas ideas que quizá no se te habían ocurrido. Que vienen de personas que te visitan y que porbablemente están interesadas en tu oferta, o sea, son clientes o potenciales clientes, que te dan su feed.back en forma desinteresada. (¡Hay empresas que se dedican a vender estos estudios de mercado!).

3- Es un modo muy transparente y fácil de generar un espacio de interacción que facilita el mantener el contacto con las personas, por mientras. O sea potencia la fidelización y/o el interés por una oferta X, y así hace que disminuya la posibilidad de desestimar definitivamente la instancia, en virtud de su no operatividad momentánea.

imagen: http://goo.gl/cnum5 

 

III- Plan de contingencia: en qué consiste

Imagen:http://goo.gl/Kp8pE

Esta imagen es una maqueta de “Caminito”, en el barrio la Boca de Buenos Aires. También podría haber sido de algún lugar de Valparaíso. En fin, quizá intervenir este lugar implique “dentrar a picar”. O sea, mejorar infraestructura, cambiar cañerías, o sea cirugía mayor.

Ahora, mientras se toman los acuerdos necesarios, se hacen los planos, la gestión, etc. A este lugar podría aplicarse un plan de contingencia. Por ejemplo, se podrían considerar no colgar la ropa afuera (y acondicionar tendederos). Se podría sacar la basura y acordar un plan de aseo semanal con los vecinos… O sea, sin entrar a la parte gruesa, se puede dejar limpio, ordenado y lo mejor posible mientras tanto.

La misma idea es para un sitio web. Lo que hay que hacer, es ver el resultado visible. Los objetivos, estrategias y demás serán parte de la reforma profunda. En esta parte, si bien la cosa es más cosmética, se enlaza en parte con eso.  Así, se van considerando elementos que serán de mucha utilidad posteriormente (igual que cuando uno se maquilla, va aprendiendo qué le queda mejor, cuánto tarda cada detalle, etc.).

Lo primero que hay que hacer es un diagnóstico de lo que, a simple viste, está bien y está mal. Y sobre eso hacer algunas sugerencias inmediatas y otras que pueden ser mediatas (y establecerlo y explicar qué se requeriría para su implementación).

Siguiendo con el ejemplo de Caminito. Lo primero que habría que hacer es ir, determinar, en conjunto con los habitantes, que está desordenado y sucio, y que hay que arreglar eso.

Esto de “con” los usuarios es muy importante. A las personas, en general, no nos gusta que llegue alguien y se atribuya la potestad de saber qué necesitamos. Nos gusta que nos consideren, que nos escuchen, y que desde nuestra petición, nos ofrezcan… No al revés.

En cuánto a un sitio web, es importante considerar primero quienes son los stakeholders (grupos de interés) y ver cuáles serían las necesidades informativas que cada uno de ellos tendría. En esta etapa, que es transitoria, se puede percibir según lo que uno sabe de la vida y quizá preguntando a personas cercanas. Para el sitio definitivo, es ideal hacer un estudio.

En el caso de Caminito, si bien para nosotros está desordenado y quizá sucio, lo que corresponde es preguntarle a esos habitantes si también consideran eso, qué les gustaría que se arreglara…etc. puede ser que al preguntar la gente salga con algo completamente inesperado… También se puede proponer pero sin “galletear” como se dice en periodismo, o sea, sin dar la respuesta dentro (por ejemplo: no está bien decir ¿por qué no cuelgas la ropa adentro?, porque se enfoca la respuesta).

Una vez que se ven los detalles: está desordenado por la ropa tendida, está sucio por la falta de basureros necesarios…Y surgen sugerencias: tender la ropa adentro y poner basureros.

La sugerencia debe ser viable. O sea, se debe explicar por qué es mejor no colgar la ropa afuera, dónde se pueden poner y cómo se pueden obtener esos tendederos. También se debe indicar por qué la falta de basureros es el problema, ´cómo y dónde ponerlos, cómo obtenerlos, coordinar los horarios con el camión municipal para indicar cuándo sacar la basura.

De manera que efectivamente se implemente. Idealmente se debe acompañar el proceso, para ir resolviendo los miles de pequeños grandes detalles que hay en el camino. Y sobre todo, para que las personas se sientan involucradas, valoren, cuiden y mantengan lo que se hacer.

 

III-En concreto: qué se hace

Lo primero entonces que hay que hacer, es mirar el sitio web con lupa. Algunas de los elementos que hay que revisar son:

La ortografía, los links que no estén rotos y que deriven donde sea pertinente, que lo que se dice sea claro y verdadero, que se cargue bien, que haya datos de contacto visibles y actualizados, etc. Eso así como ara empezar, y por supuesto todo lo que sea como evidente.

Otro de los aspectos que hay que considerar es estipular quiénes son y/o serían los stakeholders y cuáles serían sus intereses informativos más inmediatos. Revisar si el sitio los contempla o no. 

Es decir, hay una serie de aspectos a revisar y a diagnosticar, en primera instancia. Una pauta para hacer eso, probada por mí en un sitio web que analicé por encargo y un ejemplo de un sitio web que considero muy bien resuelto, está dado en el post anterior: “El decálogo-pauta para pensar un sitio web (primero-lo primero)”.

Hacer este plan de contingencia debería tomar entre cerca de 3-4 semanas:

Semana 1: de diagnóstico (tiene que hacerlo alguien fuera de la entidad).

Semana 2: compartir el diagnóstico y acordar qué sugerencias.

Semana 3: implementar y revisar

Semana 4: Ajustar si es necesario.

Nota: Esto no incluye métricas, o sea medir las visitas y demás. Si eso te interesa, un buen post con datos al respecto: aquí. Y sólo contempla el tema del análisis del sitio web, no incluye la estrategia de cada una de las cuentas web. Éstas también pueden ser analizadas y también se les puede crear un plan definitivo y/o de contingencia, pero eso es OTRO tema.

Imagen:http://goo.gl/5U4vU

En resumen:

1- En mi opinión vale la pena hacer un plan de contingencia porque ayuda en el presente y en el futuro.

2- Para realizarlo hay que revisar los aspectos inmediatos y algunos mediatos. Yo estimo que toma 1 mes. Una ayuda para hacer esta revisión o diagnóstico es la pauta que fue compartida en el post anterior (cuyo link es este).