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Muchas veces vemos un pastel de chocolate, y aunque no tengamos 
hambre, se nos hace agua a la boca. Y no podemos evitar comprarlo o comer más de la cuenta si lo tenemos cerca. Es simplemente una tentación que nos maneja. Lo cual se potencia si tiene una presentación bonita, si está en un lugar que nos gusta, etc. En fin, el "efecto pastel de choclate" es, entonces, que lo vemos y lo queremos.
Eso es lo que necesitamos en el PIR. Es decir, necesitamos que el otro nos quiera responder y lo haga, cuando y cómo nosotros lo requerimos. Por lo tanto lo tenemos que tentar… Sobre cómo diseñar esa tentación trata este artículo.
Una vez que el Plan de Captación de Insumos Relevantes (PIR) está armado, hay que hacerlo llegar a quienes nos importan y tentarlos para que participen. Esto, como en un matrimonio, puede implicar un evento (la postura de argollas) o sólo las invitaciones. En cualquier caso, esto es, como en los ejemplos citados, un tema en sí.
A este asunto se le suma, muchas veces, el seguimiento para potenciar la asistencia o lectura y así maximizar las probabilidades de éxito de toda la gestión. La tercera parte del Plan de Captación de Insumos Relecantes (PIR) trata justamente de esto, de la Difusión.
Una vez que se sabe a cabalidad, o casi qué, se hará, cómo, cuando y demás (Primera parte del PIR y segunda parte), viene la etapa donde se necesita mostrar el asunto de tal modo que el otro se sienta interpelado y tendiente a contestar. O sea, hay que pensar en una estrategia de difusión seductora:
1- Lo primero es saber el contexto y el instrumento y pensar en cómo se dará a conocer este evento, encuesta o lo que sea: ¿se mandará la encuesta o la invitación y listo? O se hará eso y luego seguimiento por teléfono o mail? ¿Habrá avisos en la radio, en la tele u otro? Hay que pensar cuál sería la forma ideal y por qué (identificar fortalezas y debilidades).
2- Una vez que se tiene cierta idea de formato, hay que acotarla. Para lo cual se puede partir cruzando esa aspiración con lo real (el tiempo, personal y dinero disponible) -eventualmente esta etapa implica cotizar diversos elementos, lo que supone determinar, primero, qué es lo que hay que cotizar, cuándo se hará, etc-,
3-Una vez que eso está ok, se debe discutir cómo se difundirá. ¿Se avisará antes él "ya viene"- o no, por qué, en caso que sí, cuándo, cómo?… etc. Esto se decide en función de minimizar los problemas y si se puede, además, potenciar las fortalezas. O sea, es un "Plan de Potenciación".
4-Una vez que se tengan todos esos puntos resueltos, se debe hacer un documento final que dé cuenta de lo que se quiere obtener, de lo que se hará para obtenerlo y los detalles al respecto. Esta es la última oportunidad para evidenciar y corregir errores o vacíos antes de proceder. Este documento debe ser fidedigno y quedar "redondo", nada de lo que se diseñó y planificó debe estar de más o de menos.
5- En esta etapa se comienza la realización de todo. La primera gestión es hacer una lista de lo que hay que hacer y en qué orden (pauta de producción), eventualmente en esta etapa puede que haya un vacío informativo que hay que gestionar cómo llenar.
6- Se debe es considerar, con la lista del punto 5, qué recursos (personas, dinero, gestiones, etc.) se va a requerir.
7- Establecer el cruce de lo que finalmente se hará considerando los recursos disponibles, cuándo, con quién y cuánto va a costar. En esta etapa, y antes de la realización, hay que asegurarse que efectivamente se cuenta con los recursos, si no es asid, no conviene empezar. Pues es probable que surjan problemas en el camino que, seguramente, si no se atajan a tiempo, complicarán mucho las cosas.
8- Debe pasarse en limpio lo anterior en una carta gantt real. Que debe contemplar un período de 2 semanas al menos de "eventualidades". Por ende, con la carta gantt en mano, hay que verificar la viabilidad de la gestión completa para obtener lo esperado.
9- Una vez finiquitado lo anterior, comienza la Gestión y Coordinación para la materialización del PIR. Que consiste básicamente en seguir la Carta Gantt.
10- Una vez que "la fiesta está armada", o casi, recién se envían las invitaciones y se comienza el plan de potenciación.
IV- Análisis de datos
1-Una vez recopilados los datos, hay que agruparlos y analizarlos según lo estipulado en la "Pauta de Análisis"(en esta parte, quizá, además -no en vez de un comunicador- puede ayudar un sociólogo o estadístico, para obtener tendencias).
3- Estos resultados deben analizarse en un tiempo previsto y consolidarse en un documento que responda con precisión y honestidad: quiénes y cómo nos ven.
4-Una vez que se tiene esto, se da por terminado el PIR.
Ahora, con esta información y considerando los datos previos (cómo nos vemos y cómo queremos ser vistos) podemos recién pararnos en una posición que efectivamente muestra dónde estamos en relación a nuestro horizonte, y por ende permite dimensionar la distancia y pensar sobre el camino que habría que recorrer.
Los conciertos suelen ser elegantes y de noche. Los pianistas se visten de frac, los asistentes de largo. El teatro luce cortinajes rojos y en, el escenario, un hermoso piano de cola.
Los celulares y las luces se apagan para que toda la atención esté en el sonido del instrumento.
La música del piano es bella, pero no se percibe de la misma manera en la radio del auto que en el ambiente descrito, es en este último entorno cuando la música alcanza su máxima expresión y por ende se disfruta mejor.
Esto de preparar el ambiente y el instrumento se aplica a muchas áreas de la vida, incluyendo el "Plan de Captación de Insumos Relevantes" (PIR). La primera parte del PIR se explicó aquí, y a continuación se detalla la segunda parte del mismo.
II- Definición de Contexto y Diseño de Instrumento :
El contexto es el ambiente donde se harán las preguntas (virtual o físico) y el instrumento es el medio por el cual éstas se transmitirán. La elección de uno incide en el otro y por lo mismo este tema debe pensarse en conjunto.
Esta dupla debe ser conquistadora, pues es a través de ella que se podrá (o no) obtener la información que se busca. La elección del contexto dependerá de varias factores, pero principalmente del presupuesto. El diseño del instrumento dependerá, en gran parte, del tiempo que cada persona de cada grupo de interés se tardará en responder lo necesario para poder tomar decisiones.
Para decidir el contexto, primero, lo inteligente es pensar en algo que a ese grupo le interese (para eso son las preguntas de interés) tener ese dato puede ayudar a pensar en un premio o en un evento. Por ejemplo, puede considerarse que será más fácil reunir a todos los grupos de interés en un momento y lugar y preguntarles físicamente algo para potenciar la obtención de respuestas.
Para ello, por ejemplo, se podría organizar una comida de beneficencia, con animadores, y durante el aperitivo hacer un set de preguntas, y otro set en el café. Se puede rifar algo.. se puede pedir que la contesten digitalmente con sus iphones, ipads, etc. y proveer uno para este efecto en caso que falten, etc.
O, se puede inventar uno o varios juegos que, finalmente, den la información. Finalmente también puede haber un premio y un show, los cuales se eligieron considerando los intereses detectados. Resultado probable: la gran mayoría de los asistentes contestó adecuada y completamente.
Si se decide algo de ese tipo, el foco sería potenciar la asistencia. Y eso, por ende, requeriría un plan de seducción propio en la difusión. Por lo que diseñar un instrumento según el grupo de interés y el contexto es importante.
Para elegir el contexto y para que el diseño del instrumento sea lo más eficaz posible, debe hacerse lo más a medida que se pueda. Esto implica.
1- Considerar lo que cada grupo busca corporativamente (al margen de nuestros propios intereses, eso se sabe con las preguntas de interés de negocios).
2-Además es importante saber quienes son sus integrantes actuales (edades, áreas, si hombres o mujeres, deportes, etc.) y qué les interesa personalmente.
3- Claridad sobre la importancia de cada uno de esos grupos para nosotros en cuánto a la información que nos puede proveer (por eso era necesario priorizar);
4- Explicitar la relación que tenemos con cada uno de ellos (fortalezas y debilidades).
5- Dar cuenta de cuáles son nuestras posibilidades (tiempo, dinero, personal, etc.).
6- Una vez que se tienen estos 5 puntos resueltos hay que preguntarse (y responderse), idealmente: ¿Hago una encuesta online, hago una reunión de trabajo, hago un evento social? En caso de encuesta ¿Cómo la hago -por teléfono, web, etc.? en caso de eventos ¿cuándo y cómo hago las preguntas? etc. O sea, hay que llegar a una idea de contexto y a un instrumento.
7- Luego hay que comenzar a acotar y tirar lineamientos bases (Si será una encuesta, en qué plataforma, si será un evento, de qué tipo, dónde podría ser, etc.). Hasta precisarlo.
8- Una vez que se precise el contexto y el instrumento, debe organizarse qué se debe saber (por ejemplo, si será un evento, hay que hacer una lista de cosas a definir como lugar, fecha, hora, etc. Es importante ordenar esa lista según qué se necesita saber primero y después, y luego debe organizarse quién y cuándo obtendrá esa información y qué hará con ella (o sea, una PIR pero para el contexto y el instrumento).
9-Una vez que se tienen todos los insumos, hay que construir un borrador del instrumento (si es una encuesta, hacerla; si es un evento, hacer una ppt con cómo sería, etc.).
10- El borrador del instrumento permitirá cotejar si se podría obtener la información requerida con este instrumento (que eventualmente tiene aplicaciones en distintos momentos a precisar). Si es el caso, continuar, si no es el caso hay que corregir eso acá.
11- El borrador del instrumentos también permitirá evidenciar de manera más efectiva cuáles serían las fortalezas y debilidades de ese instrumento en el contexto elegido. De modo de buscar aspectos que las potencien y disminuyan respectivamente.
12- Una vez que se tiene claridad sobre el borrador, debe pasarse todo en limpio. Ya sea en el formato final (encuesta) o en una presentación que dé cuenta de la mayoría de los datos relevantes, o sea: dónde se realizará, cuándo, por qué ahí, cuánto (dinero, tiempo, gente), qué instrumento(s) se usará(n), en qué momento, etc. Es decir, se debe tener un documento que explicite todo lo analizado y decidido.
Obviamente el instrumento que se use finalmente va a depender en gran medida del presupuesto que se asigne, pero en cualquier caso, precisar cuál sería el instrumento ideal ayudará a tener un norte al qué aspirar y eso permitirá acercarse lo más posible, según lo viable.
El instrumento propiamente tal puede ir desde una encuesta online con una herramienta de Google y enviada por mail o Facebook, hasta todo un evento corporativo pasando por ver un video y preguntar por skype. Todo eso debe pensarse y estará determinado, en resumen, por el tipo de datos que se quiere obtener, la relación que exista entre ellos y nosotros y de los recursos con los que se cuente.
Ahora, si se considera hacer una encuesta online, tendrá mayores posibilidades de ser respondida si el tiempo de respuesta es inferior a 4 minutos, si es más tiempo, este recurso puede usarse pero idealmente dentro de otros. Ahora, si no hay más presupuesto (pero en verdad conviene invertir en esta etapa), entonces hay que calcular una encuesta que responderla entera no tome más de 5 minutos.
Vale la pena señalar que este recurso es prácticamente gratis y muy fácil de enviar, pero hay un alto porcentaje de gente que no responde, o no responde debidamente, por lo cual la mayoría de las veces las respuestas son con alternativas. Todo ello si bien sirve, probablemente no dé los datos suficientes para tomar todas decisiones convencidamente,
La tercera parte del PIR es la Difusión y la última el Análisis de datos.
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